Public visé et prérequis
Cette formation s'adresse à tout agent territorial impliqué dans la conception, l'organisation ou le déroulement d'événements institutionnels et de cérémonies officielles :
- Chargés de mission événementiel et protocole des collectivités territoriales
- Assistants de direction et secrétaires de mairie organisant des cérémonies (vœux, commémorations, inaugurations)
- Directeurs de cabinet et directeurs de la communication en charge du protocole institutionnel
- Élus et DGS impliqués dans les prises de parole lors de cérémonies officielles
- Tout agent public chargé d'organiser des événements (forums citoyens, remises de prix, commémorations, inaugurations, portes ouvertes)
Prérequis
Exercer une fonction impliquant l'organisation d'événements, de cérémonies ou de manifestations officielles au sein d'une collectivité territoriale ou d'un établissement public.
Maîtrise des outils bureautiques courants (traitement de texte, tableur, messagerie). Aucune connaissance préalable de l'intelligence artificielle requise. La formation est accessible sans condition de diplôme ni de niveau de grade.
Objectifs pédagogiques
À l'issue de cette formation d'1 jour, le participant sera capable de :
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OBJ 1 · CONCEVOIR
Utiliser l'IA pour formaliser le concept d'un événement institutionnel (inauguration, cérémonie des vœux, commémoration, forum citoyen, remise de prix) en produisant un document de cadrage structuré comprenant l'objectif de l'événement, les publics invités, le message central, le dispositif scénographique et le budget prévisionnel indicatif.
Condition de réussite
Document de cadrage événementiel produit en séance à partir d'un événement réel ou à venir de la collectivité du participant. Évalué sur la complétude des rubriques et la cohérence entre objectif, public et dispositif.
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OBJ 2 · PLANIFIER
Générer et affiner une frise chronologique complète des tâches à accomplir avant, pendant et après l'événement, en produisant avec l'IA un rétro-planning opérationnel personnalisé avec jalons, responsables désignés et alertes de délai.
Condition de réussite
Rétro-planning complet produit en séance sur l'événement réel du participant. Évalué sur la pertinence des jalons identifiés, le réalisme des délais et l'opérationnalité du document pour une utilisation immédiate.
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OBJ 3 · COMMUNIQUER
Rédiger avec l'IA l'ensemble des supports de communication liés à l'événement (carton d'invitation, email d'invitation, relance, accusé de réception, programme de la journée, communiqué de presse post-événement) en respectant les codes du protocole républicain et la charte éditoriale de sa collectivité.
Condition de réussite
Au moins trois supports de communication produits en séance sur l'événement réel du participant. Évalués sur leur conformité au protocole républicain, leur qualité rédactionnelle et leur cohérence entre eux.
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OBJ 4 · DISCOURS ET PROTOCOLE
Produire avec l'IA les éléments de discours adaptés à chaque prise de parole prévue lors de l'événement (allocution d'ouverture, toast, remerciements, discours de remise de médaille ou de prix) en maîtrisant le processus d'itération pour affiner le ton, la durée et l'ancrage territorial de chaque intervention.
Condition de réussite
Au moins un discours complet et une prise de parole courte (toast ou remerciements) produits en séance. Évalués sur la structure narrative, l'ancrage territorial, le respect du registre protocolaire et l'adéquation à l'orateur désigné.
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OBJ 5 · GÉRER
Créer avec l'IA les outils de gestion des invitations et des retours (tableau de suivi des RSVP, messages de relance personnalisés, plan de table, ordre du jour de régie) et les adapter en temps réel à l'évolution des confirmations, en documentant chaque étape sur un support réutilisable pour les prochains événements.
Condition de réussite
Tableau de suivi RSVP et au moins deux messages de gestion des retours produits en séance. Évalués sur leur utilisabilité immédiate et leur capacité à être réutilisés sans modification majeure pour un événement similaire.
Chaque objectif opérationnel est assorti d'une condition de réussite mesurable, évaluée sur grille remise en début de formation.
Programme détaillé
JOURNÉE UNIQUE · 7 HEURES
L'IA au service de l'événementiel et des cérémonies publiques
09h00 – 09h30
Accueil et cadrage de la journée
- Tour de table : chaque participant présente sa fonction, le type d'événements qu'il organise et un événement réel à venir qu'il utilisera comme fil conducteur de la journée
- Remise de la grille d'objectifs, de la grille de vérification protocole et de la bibliothèque de modèles événementiels vierge
- Auto-positionnement : quelles tâches événementielles vous prennent le plus de temps ? L'IA peut-elle vous aider ?
Tour de table · Grille d'auto-positionnement événementiel
09h30 – 10h30
MODULE 1
Concevoir un événement institutionnel avec l'IA (OBJ 1)
- Les typologies d'événements des collectivités : cérémonies officielles, événements citoyens, manifestations commémoratives, événements de valorisation
- Construire le brief événementiel avec l'IA : objectif, message, public, dispositif, contraintes
- Exercice : chaque participant produit le document de cadrage de son événement réel avec l'IA
- Les limites de l'IA en matière de créativité événementielle : ce que la machine ne peut pas inventer à votre place
Exposé interactif · Démonstration en direct · Atelier individuel sur poste
10h30 – 11h00
MODULE 2
Planifier : la frise chronologique et le rétro-planning assistés par l'IA (OBJ 2)
- Générer un rétro-planning complet à partir du brief événementiel : l'IA identifie les jalons, les délais critiques et les dépendances entre tâches
- Affiner et personnaliser le planning : adapter à la taille de l'événement, aux ressources disponibles, aux contraintes institutionnelles
- Exercice : chaque participant produit le rétro-planning de son événement réel, de J-90 à J+7
Démonstration · Atelier individuel sur poste · Mise en commun
11h00 – 11h15
Pause
11h15 – 12h30
MODULE 3
Communiquer : invitations, relances et programme avec l'IA (OBJ 3)
- Le protocole républicain dans les invitations officielles : formules, ordre de préséance, mentions obligatoires
- Exercice 1 : rédiger le carton d'invitation officiel et sa version email avec l'IA
- Exercice 2 : produire les messages de relance personnalisés selon le profil du destinataire (élu, partenaire, presse, grand public)
- Exercice 3 : rédiger le programme de la journée et le communiqué de presse post-événement
- Application de la grille de vérification protocole sur chaque production
Ateliers individuels sur poste · Livrables réels produits en séance · Feedback formateur immédiat
12h30 – 13h30
Déjeuner
13h30 – 14h45
MODULE 4
Discours et protocole : l'IA comme co-auteur des prises de parole (OBJ 4)
- Les règles d'or du discours de cérémonie : brièveté, sincérité, ancrage local, structure en trois temps
- Comment briefer l'IA pour qu'elle écrive dans la voix d'un élu spécifique : personnalisation du ton, du registre et du style
- Exercice 1 : produire une allocution d'ouverture de 3 minutes pour l'événement du participant
- Exercice 2 : rédiger un toast ou des remerciements de clôture (format court, fort impact)
- Exercice 3 : adapter le discours à un second orateur (DGS, partenaire institutionnel, représentant de l'État)
- Les erreurs classiques du discours de cérémonie généré par l'IA : généricité, longueur excessive, absence d'ancrage territorial
Exposé · Ateliers individuels sur poste · Lecture à voix haute · Feedback formateur
14h45 – 15h00
Pause
15h00 – 15h45
MODULE 5
Gérer les invitations et les retours avec l'IA (OBJ 5)
- Créer un tableau de suivi des RSVP : structure, automatisation partielle, gestion des cas particuliers
- Exercice : produire les messages de relance différenciés (confirmés, non-répondants, refus avec message)
- Générer le plan de table selon les règles de préséance et les contraintes logistiques
- Rédiger l'ordre du jour de régie : minutage, intervenants, signaux, transitions
Atelier individuel sur poste · Démonstration · Feedback formateur en temps réel
15h45 – 16h30
ATELIER FINAL
Mon dossier événementiel complet : présentation et évaluation (OBJ 1 à 5)
- Chaque participant présente en 5 minutes le dossier événementiel complet produit pendant la journée : document de cadrage, rétro-planning, supports de communication, discours principal, tableau de suivi RSVP
- Feedback individuel du formateur sur la grille d'évaluation des 5 objectifs
- Évaluation sommative : chaque participant reçoit son feedback écrit individuel joint à l'attestation
Restitutions individuelles de 5 min · Évaluation sommative · Feedback individuel écrit
16h30 – 17h00
Plan d'action personnel et clôture
- Chaque participant identifie son prochain événement réel et les 3 premières tâches qu'il va traiter avec l'IA dès la semaine suivante
- Remise de la bibliothèque de modèles événementiels Storylab : templates de cadrage, rétro-planning type, modèles d'invitations, trames de discours, tableau RSVP (accès 6 mois via lien sécurisé)
- Questionnaire de satisfaction à chaud. Remise des attestations de formation
Plan d'action individuel · Remise ressources · Questionnaire satisfaction · Attestations individuelles
Méthodes pédagogiques
Fil conducteur événementiel
Chaque participant travaille sur un événement réel ou à venir de sa collectivité tout au long de la journée. À 17h00, il repart avec un dossier événementiel complet, directement exploitable. Le transfert en situation de travail est immédiat.
Apports protocole illustrés
Les règles du protocole républicain (ordre de préséance, formules d'invitation, structuration des prises de parole) sont enseignées à travers des exemples réels issus de cérémonies officielles françaises, pas à travers un manuel.
Ateliers individuels sur poste
Chaque module se termine par un exercice de production sur le cas réel du participant. Le formateur passe individuellement sur chaque poste pour ajuster les prompts et valider la qualité des livrables produits.
Itération guidée sur les discours
La rédaction de discours avec l'IA nécessite plusieurs cycles d'itération pour atteindre le niveau requis. Le formateur accompagne chaque participant dans ce processus d'affinage, technique centrale pour l'objectif 4.
Grille de vérification protocole
Outil structurant remis en début de journée et appliqué sur chaque production de communication : respect des formules protocolaires, ordre de préséance, ton institutionnel, cohérence avec la charte éditoriale. Garantit qu'aucun support ne sort de la formation avec une erreur protocolaire.
Bibliothèque de modèles
Ressource opérationnelle remise en fin de journée : templates de document de cadrage événementiel, rétro-planning type par nature d'événement, modèles d'invitations officielles, trames de discours, tableau de suivi RSVP. Accessible via lien sécurisé pendant 6 mois.
Modalités d'évaluation
Positionnement initial
Grille d'auto-positionnement événementiel : types d'événements organisés, fréquence, difficultés rencontrées, outils actuellement utilisés, attentes spécifiques de la journée. Début de journée (09h00).
Évaluation formative continue
Observation individuelle par le formateur sur poste, feedback oral immédiat sur chaque livrable produit, ajustement des exercices en temps réel selon le type d'événement et le niveau de chaque participant. OBJ 1 à 5, en continu. Toute la journée.
Grille de vérification protocole
Grille complétée par le participant sur les supports de communication produits : respect des formules protocolaires, ordre de préséance, ton institutionnel, cohérence éditoriale. OBJ 3, communiquer. Avant-midi et après-midi.
Lecture à voix haute
Chaque participant lit son discours principal devant le groupe, feedback immédiat du formateur sur le ton, la durée et l'ancrage territorial. OBJ 4, discours. Après-midi (14h45).
Évaluation sommative finale
Présentation orale de 5 minutes du dossier événementiel complet, grille d'évaluation des 5 objectifs remplie par le formateur, feedback écrit individuel remis à chaque participant avec l'attestation. OBJ 1 à 5. Fin d'après-midi (15h45).
Satisfaction à chaud
Questionnaire de satisfaction Storylab (12 items : contenu, méthodes, formateur, logistique, utilité perçue, recommandation). Fin de journée (17h00).
Satisfaction à froid
Questionnaire de suivi envoyé par email 3 mois après la formation : événements organisés avec l'IA depuis la formation, modèles réutilisés, gain de temps estimé, qualité perçue des livrables produits. J+90.
Formateur
Formateur principal
Nicolas Mougin. Président de Storylab Partners.
Expertise IA et numérique
Rédacteur en chef du magazine IA & Territoires. Officier expert volontaire spécialité rhétorique et crises, intelligence artificielle.
Expertise protocole et cérémonies
Plus de 35 ans d'expérience en communication institutionnelle publique. Organisation et conduite de cérémonies officielles (commémorations, remises de distinctions, inaugurations) au sein des services d'incendie et de secours. Conseiller technique zonal EMIZ, expertise en protocole interministériel et interservices.
Expertise discours et rhétorique
Auteur de discours. Auteur publié. Formateur pour l'Association des maires de France sur la prise de parole publique et la rhétorique institutionnelle.
Expertise pédagogique
Intervenant à l'École Supérieure de Journalisme de Lille depuis 2005. Sensibilisation à la source journalistique à La Catho Lille (Université Catholique de Lille). Formateur pour l'Association des maires de France. Auteur publié.
Intervenants associés
Selon les sessions et les besoins spécifiques du commanditaire, des experts thématiques complémentaires peuvent être mobilisés (chef de protocole d'une grande collectivité, spécialiste en scénographie événementielle institutionnelle). Une fiche de qualification sera fournie pour chaque intervenant associé.
Financement
Plan de formation collectivité
Financement direct par la collectivité commanditaire dans le cadre de son plan de formation annuel.
CNFPT
Cette formation peut faire l'objet d'une demande de prise en charge auprès du Centre National de la Fonction Publique Territoriale selon les dispositifs en vigueur. Se renseigner auprès de la délégation régionale CNFPT compétente.
OPCO
Pour les structures relevant d'un Opérateur de Compétences, une prise en charge partielle ou totale peut être sollicitée. Storylab Partners accompagne le commanditaire dans la constitution du dossier.
Facturation
Une convention de formation est systématiquement établie avant toute prestation. La facture est émise à l'issue de la formation, accompagnée de l'émargement et des attestations individuelles.
Accessibilité
Cette formation est accessible aux personnes en situation de handicap. Référent handicap : Nicolas Mougin. Toute situation de handicap nécessitant un aménagement (accessibilité des locaux, adaptation des supports, temps supplémentaire, interprète LSF) doit être signalée lors de l'inscription. Des solutions adaptées seront mises en place en lien avec les partenaires spécialisés (AGEFIPH, Cap Emploi) si nécessaire.